Bundesagentur für Arbeit und Kienbaum Management Consultants GmbH

Multiplikatorenkonzept "In Führung gehen" zur Stärkung der Führungsfähigkeiten von Teamleitern

Anlass für die Initiative

Die Aufgaben der Bundesagentur für Arbeit (BA) stellen hohe Anforderungen an die individuelle Führungsqualität der Führungskräfte auf allen Ebenen. Das Führungssystem der BA beinhaltet zum einen Führung nach Wirkung und Wirtschaftlichkeit. Zugleich sind Mitarbeiterorientierung und Mitarbeitermotivation Bestandteile der geschäftspolitischen Ziele der BA. In den für alle Führungskräfte gültigen Grundsätzen für Führung und Zusammenarbeit sind diese Anforderungen operationalisiert worden.

In der individuellen Weiterentwicklung müssen neue Führungsinteraktionen (Leistungszirkel, Hospitationen und Ähnliches) eingeübt und in "nützliche Routine" überführt werden. Mögliche persönliche Barrieren – im Hinblick auf Konfliktfähigkeit, das Einfordern und Nachhalten von Zielen, Klarheit der Kommunikation oder Ähnliches – müssen von der jeweiligen Führungskraft erkannt und angegangen werden. All dies muss zusätzlich zu einem anspruchsvollen Tagesgeschäft bewältigt werden.

Vor diesem Hintergrund wird für die TL ein gezieltes Programm zur Stärkung der Führungsfähigkeit in der BA durchgeführt. Diese soll einen maßgeblichen Beitrag dazu leisten, die Reform wirkungsvoll im Denken und Handeln der Mitarbeiter/-innen zu verankern und die operative Leistungsfähigkeit der BA weiter zu stärken.

Preisträger Bundesagentur für Arbeit + Kienbaum / Projekt "In Führung gehe" v.l.n.r.: Prof. Dr. Hans Heinrich Driftmann, Jochen Kienbaum, Friedhelm Schneider (BA), Dr. Matthias Meifert, Helmut van Vügt (BA), Hans-Christian Witthauer, Christoph Obladen (Foto: David Ausserhofer)

Zielgruppe und spezielle Zielsetzung

Zielgruppe des Qualifizierungsprogramms sind die TL der BA, die als erste Führungsebene umfassend qualifiziert werden. Dies soll die Führungsqualität innerhalb der BA verbessern und durch Intensivierung der Gespräche mit den eigenen Vorgesetzten die Führungskultur auf verschiedenen Ebenen angleichen.

Ziel ist die Weiterentwicklung und Stärkung der Führungsfähigkeit über eine gezielte Qualifizierung und Entwicklung in drei Dimensionen:

• Einbeziehung typischer Herausforderungen des Führungsalltags,
  
• persönliche Weiterentwicklung durch Reflexion des Führungsverhaltens und
  
• Nutzung von Gruppendynamik und Netzwerkbildung (inkl. kollegialer Beratung).

Das Programm wird über einen Zeitraum von zirka 6 Monaten durchgeführt. Die Teilnehmer/-innen werden anhand typischer, erfolgsrelevanter Situationen aus dem Arbeitsalltag unter anderem

• führungsbezogene Kenntnisse und Fähigkeiten entwickeln und verbessern,
  das eigene Führungsverhalten und persönliche Einstellungen reflektieren,
  
• neue Verhaltensweisen einüben und festigen und
  
• Erfahrungen mit Kollegen zu täglichen Fragen der Führung und Zusammenarbeit austauschen.

Nach erfolgreichem Abschluss sollen die Teilnehmer/-innen

• ihrer Führungstätigkeit motivierter nachgehen und nach besten persönlichen Resultaten streben,
  
• sich in ihrem Führungshandeln vor allem auf diejenigen Aspekte beziehen, die einen Spielraum zur Mitgestaltung lassen,
  
• durch gute Führung die wirtschaftlichen Teamergebnisse stetig verbessern und
  
• die Vermittlerrolle in der Übersetzung der in der BA laufenden Veränderungsprozesse erfolgreich ausfüllen.

Das Qualifizierungsprogramm wurde Ende 2009 aufgrund seines großen Erfolges in veränderter Form auch auf die Ebene der Bereichsleiter/-innen (BL) ausgedehnt.

Charakteristika

Konzeption der Qualifizierungsmaßnahme

Auf Grundlage einer Anforderungsanalyse wurde eine Qualifizierungsmaßnahme für eine 20-tägige Führungskräfteentwicklung in sieben Trainingsmodulen konzipiert.
Je nach Thematik dauern die Qualifizierungsbausteine zwei oder drei Tage, an denen sich Input- und Reflexionsphasen abwechseln. Die Qualifizierung orientiert sich in jeder einzelnen Sequenz sowohl mikro- als auch makrodidaktisch in jedem Baustein am bewährten PITT-Prinzip. Diese Abkürzung beschreibt die folgenden Phasen:

• Problematisieren: Es wird verdeutlicht beziehungsweise erlebbar gemacht, warum das jeweilige Thema oder der Baustein für die Zielgruppe wichtig und bedeutsam ist.
  
• Informieren: Die Teilnehmer/-innen lernen Theorien, Modelle und Techniken kennen und diskutieren diese aus verschiedenen Perspektiven.
  
• Trainieren: Durch Übungen, Selbstreflexionsphasen oder Simulationen setzen die Teilnehmer/-innen die gelernten Inhalte praktisch um. Obwohl dies zunächst noch im geschützten Seminarkontext geschieht, wird bereits mit Praxisbeispielen gearbeitet, um den Übergang zur nächsten Phase (Transferieren) zu erleichtern.
  
• Transferieren: Über transferförderliche Maßnahmen setzen die Teilnehmer/-innen das Gelernte in der Praxis um und berichten im Folgebaustein von ihren Erfahrungen.

Im Anschluss an die Seminarbausteine dienen drei Reflexionstage der Festigung und Wiederauffrischung des Gelernten. Während der Reflexionsphasen werden vertiefende Simulationsübungen, Kollegiale Fallberatung und Transferaufgaben eingesetzt. Die eigenständige Organisation und die intensive Vernetzung der TL sind weitere Ziele der Reflexionstage.

Vorbereitende Qualifizierung von freigestellten BA-Trainern

Die Trainerstellen wurden intern ausgeschrieben. Maßgabe ist hier für das gesamte Projekt, dass maximal 120 interne Personen für ein bis zwei Jahre als freigestellte Trainer/-innen selektiert werden. Die Meldung für die Trainertätigkeit erfolgte auf freiwilliger Basis. Jeder Trainer wurde mittels Auswahlgespräch durch die Führungsakademie der BA (FBA) ausgewählt. Ein 13-tägiges Train-The-Trainer-Konzept (TTT) sieht die Qualifizierung der der internen, frei gestellten BA-Trainer vor.

Die Durchführung von drei Pilotmaßnahmen à 20 Tagen und deren Evaluation erfolgte in den Regionen Nordrhein-Westfalen (Mettmann), Bayern (Beilngries), Nord (Schwerin). Basierend auf den Piloterfahrungen wurden alle Trainingsmaterialien sowie die detaillierte Beschreibung des Vorgehens in den einzelnen Trainingssequenzen für zukünftige Trainer/-innen aktualisiert.

Durchführung / begleitendes Coaching / Evaluation

Die Trainer/-innen trainieren jeweils in Tandems und sind für mindestens ein und maximal zwei Jahre von ihrer Führungstätigkeit freigestellt. Jedes Trainertandem trainiert drei Gruppen à 16 Teilnehmer/-innen pro Halbjahr parallel. Die Qualitätssicherung der Seminarreihe erfolgt neben der Evaluation über Coaching, Supervisionsgruppen, Standardisierung der Unterlagen et cetera

Die BA-Trainer/-innen werden während der gesamten Projektlaufzeit bedarfsabhängig gecoacht. Es werden insgesamt 200 Coaching-Tage vorgehalten. Diese werden teilweise auf Initiative des Projektbüros der FBA durchgeführt, zu einem großen Teil sind es aber die Trainer/-innen, die den Wunsch haben, ihre Trainertätigkeit durch externe Begleitung von Trainingsexperten zu professionalisieren.

Die Qualifizierung wird intensiv evaluiert. Das Evaluationskonzept basiert auf der Arbeit von Donald Kirkpatrick und umfasst die drei Ebenen "Zufriedenheitserfolg und Nutzen für die Praxis", "Lernerfolg", "Transfererfolg". Zusätzlich zu den drei Ebenen haben die Teilnehmer/-innen die Möglichkeit, über freie Kommentare besonders gut gelungene Sequenzen zu loben oder Kritik am jeweiligen Baustein zu üben. Alle Angaben werden auf freiwilliger Basis vorgenommen und fragen Selbsteinschätzungen ab. Es wird kein tatsächliches Wissen erhoben, um den Datenschutzbedingungen der BA gerecht zu werden. Derselben Evaluationssystematik unterliegen auch die Train-The-Trainer-Seminare. Der Transfererfolg wird hier jedoch über die Trainingserfolge der Trainer/-innen und nicht über eine Selbsteinschätzung erhoben.

Welche Lehr- und Lernmethoden werden in Ihrer Initiative angewendet?

Das Qualifizierungsprogramm zeichnet sich durch eine Vielzahl an praktischen Übungen aus. Rollen-Simulationen, die Arbeit an tatsächlichen Beispielen in Kleingruppen, die Erledigung gestellter Transferaufgaben in der praktischen Arbeit und die Besprechung von Lernzielen mit Vorgesetzten tragen zwingend zum Transfer der erlernten Inhalte in die Praxis bei und fördern somit die Handlungskompetenz. Zudem enthält das Training einen großen Anteil an Selbstreflexionszeiten.

Als Symbol der Qualifizierungsreihe dient der sogenannte Soma-Würfel. Dieser besteht genau wie das Programm selbst aus sieben Bausteinen. Jeder Baustein des Würfels steht somit sinnbildlich für einen Baustein der Qualifizierung. Gleichzeitig dienen die Farben als Orientierung im Programm: Jeder Qualifizierungsbaustein enthält als Symbol auf den Teilnehmerunterlagen (zum Beispiel Literatur, Übungsinstruktionen, Fragen im Transfertagebuch) das Würfelteil in der jeweiligen Farbe des aktuellen Bausteins. Die einzelnen Würfel-Bausteine werden Stück für Stück jeweils nach Abschließen eines Bausteins an die TL verteilt.

Erfahrungen bei der Umsetzung

Während zu Beginn des Gesamtprojektes teilweise noch große Widerstände bei den Teilnehmer/-innen spürbar waren, ist mittlerweile klar geworden, dass sich die Teilnehmer/-innen auf die intensive Diskussion und den Erfahrungsaustausch mit Kollegen/-innen und Trainer/-innen freuen und der Transfer des Erlernten in die Praxis bei vielen Teilnehmern nach eigener Aussage gelingt.

Wurde ein betriebliches oder gesellschaftliches Problem gelöst?

Das Qualifizierungsprogramm "In Führung gehen" löst zunächst ein betriebliches Problem, da es die Führungsfähigkeiten einer sehr breiten Zielgruppe innerhalb der BA optimiert. Als Dienstleister eines komplexen Leistungsspektrums ist die Kommunikation mit den Kolleg(inn)en derselben und anderer Ebenen für den Erfolg der BA unerlässlich.

Da die BA jedoch auch immer im politischen Fokus agiert, einer der größten Arbeitgeber in Deutschland ist und gleichzeitig einen sozialen Auftrag hat, unterstützen die Qualifizierungsprogramme auch gesellschaftliche Aspekte.

Ist Ihre Initiative auf andere Unternehmen oder Branchen übertragbar?

Die Inhalte der Qualifizierungsreihe sind auf die Zielgruppe der TL zugeschnitten und sind somit nicht eins zu eins auf andere Ebenen übertragbar. Die Übungen orientieren sich stark am Arbeitsalltag der BA, um einen Transfer der Seminarinhalte in die Praxis zu erleichtern und sind somit nur bedingt auf andere Unternehmen oder Branchen übertragbar.

Da sich die Inhalte zum Großteil auf allgemeine Theorien, Modelle und Werkzeuge der Führungstätigkeit beziehen, ist ein Übertragen dieser Inhalte auf andere Kontexte ebenfalls möglich. Auch in diesem Fall müssten Diskussionen zu den Theorien, Modellen und Werkzeugen jedoch mit anderem Fokus geführt werden. Mittlerweile wurden auch Mitarbeiter/-innen aus kommunalen Dienststellen (Landratsamt) geschult. Künftig werden auch die Trainees der BA mit dieser Qualifizierung auf ihre Führungsrolle vorbereitet und qualifiziert.

Wie ist Ihre Initiative in ein Personal- beziehungsweise Organisationsentwicklungskonzept eingebunden?

Basis ist das vor vielen Jahren entwickelte "Führungssystem der BA". Die Führungsphilosophie, Führungsinhalte, die Führungsorganisation und die Führungswerkzeuge, insbesondere die Führungstechnik sind das Fundament für die Qualifizierung. Ein genaues Verständnis dieses Führungssystems ist Ausgangspunkt der Seminarreihe. In allen Passagen des Trainings wird der Bezug zum Führungssystem und zum existierenden Kompetenzmodell sowie zu bestehenden Systemen und Werkzeugen hergestellt. Aufgrund des sehr guten Erfolgs ist die Qualifizierungsreihe "In Führung gehen" Bestandteil des Führungskräfte-Entwicklungsprogramms der BA geworden.

Die ein- bis zweijährige Arbeit als Trainer/-in für das Teamleiterprogramm ist in allen Fällen eine Personalentwicklungsmaßnahme.

Wie trägt Ihre Initiative zur Entwicklung von Eigeninitiative, Eigenverantwortung und Handlungskompetenz bei?

An mehreren Stellen im Programm werden die Teilnehmer/-innen dazu aufgefordert, alleine oder in Gesprächen mit einem vertrauten Lernpartner zu erarbeiten, wie genau sie ein bestimmtes Thema in die Praxis übersetzen werden, Das Ergebnis ist in diesen Sequenzen ein konkreter Handlungsplan, der im Alltag verfolgt werden soll. Im Folgebaustein besprechen die Teilnehmer/-innen dann, inwiefern ihr Handlungsplan realistisch war und an welchen Stellen die eigenen Handlungen neu ausgerichtet werden müssen.

Die Teilnehmer/-innen bearbeiten im sechsten (vorletzten) Baustein eine Übung, in der sie an einem Nachmittag eine öffentliche Veranstaltung organisieren sollen, die unter Beisein von externen Personen am selben Abend durchgeführt wird und im Bezug zur BA oder den Inhalten des Qualifizierungsprogramms steht. Im Nachhinein berichten viele Teilnehmer/-innen jedoch, dass der Erfolg ein einschneidendes Erlebnis im Hinblick auf Eigeninitiative, Durchsetzungsfähigkeit, Teamfähigkeit und die selbst wahrgenommene Handlungskompetenz war.

Letztlich arbeiten die Teilnehmer/-innen nach den inhaltlichen Bausteinen ihrer Qualifizierung an Reflexionstagen an selbst definierten Themen. In den Bausteinen werden die Teilnehmer/-innen auf die Gestaltung dieser Reflexionstage hingewiesen. Die eigene Gestaltung stärkt Initiative und Verantwortungsbewusstsein weiter. Der positive Effekt dieser Reflexionstage, die nach den offiziell geplanten drei Tagen in Form von selbständig organisierten Netzwerktreffen auf freiwilliger Basis weitergeführt werden, zeigt sich zum Beispiel in den vielen positiven Rückmeldungen. Darüber hinaus werden die freiwilligen Netzwerktreffen von vielen Gruppen regelmäßig auch nach bis zu zwei Jahren nach Abschluss der Qualifizierung (zum Beispiel in den Pilotgruppen) noch immer durchgeführt. Gelegentliche Hospitationen durch das Projektteam "In Führung gehen" der BA bestätigen, dass die Teilnehmer/-innen einen intensiven Erfahrungsaustausch nutzen, um sich in ihrem Führungshandeln gegenseitig zu unterstützen und weiterzuentwickeln.

Wurde Ihre Initiative vom Unternehmen selbst oder maßgeblich von Beratern entwickelt?

Das Qualifizierungsprogramm und das Train-The-Trainer-Programm wurden partnerschaftlich durch ein sechsköpfiges Projektteam von Mitarbeiter/-innen der FBA und der Beratungsfirma Kienbaum Management Consultants GmbH entwickelt. Ebenso waren in allen Pilotmaßnahmen, Train-The-Trainer-Workshops und bisherigen Coachings und Supervisionen Mitarbeiter/-innen des Unternehmens und Berater gleichermaßen beteiligt.

Wer ist der Kostenträger der Initiative?

Die gesamten Projektkosten werden ausschließlich durch die BA getragen.